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Betriebswirtschaftliche Auswertung: mit System zum Erfolg

von Johannes Büchs am 5. April 2018

Wie genau steht Ihre Firma eigentlich da? Hatten Sie in diesem Jahr schon besonders hohe Ausgaben? Und falls ja, wofür? Wie sieht die Einnahmeseite aus? Falls ein Unternehmer eine oder mehrere dieser Fragen nicht beantworten kann, sollte er einen Blick in die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für seine Firma werfen.

Auf Knopfdruck oder vom Steuerberater

Eine BWA ist auf Knopfdruck erstellt, zumindest wenn der Unternehmer seine Buchhaltung den Regeln entsprechend erstellt. In vielen Computerprogrammen, mit denen kleine und mittelständische Unternehmen ihre Buchhaltung machen, ist eine BWA bereits enthalten. Wer einen Steuerberater hat, sollte ihn auf diese Auswertung ansprechen. Dann kann er sie einmal im Monat bekommen.

Warum die BWA so wichtig ist

Da die BWA jeden Monat erstellt werden kann, weiß der Unternehmer immer ganz genau, wie seine Firma dasteht. Zeichnet sich ein Problem ab, kann er rechtzeitig die Konsequenzen ziehen. Sind zum Beispiel die Kosten höher als üblich, kann er früh genug über Sparmöglichkeiten nachdenken. Zeichnet sich ab, dass das Unternehmen nicht liquide ist, schickt er Rechnungen früher ab und führt ein besseres Mahnsystem ein. Er erkennt an der BWA, wann der richtige Zeitpunkt ist, um mehr in Werbung zu investieren, und er hat jederzeit aktuelle Zahlen, Daten und Fakten parat, wenn er bei der Bank einen Kredit aufnehmen möchte.

Was in der BWA stehen soll

Die eine, allgemeingültige Betriebswirtschaftliche Auswertung gibt es nicht. Es lässt sich vielmehr anpassen, welche Daten ausgewiesen werden sollen. Hier sollte man mit dem Steuerberater klären, welche Zahlen relevant sind. Besonders beliebt ist die sogenannte kurzfristige Erfolgsrechnung, auch KER abgekürzt. Dort sind, vereinfacht ausgedrückt, Ausgaben und Einnahmen zusammengefasst. Auf der Ausgabenseite stehen beispielsweise Personalkosten, Reisekosten und Steuern.

Wer sich mit dem Thema noch nicht näher beschäftigt hat, kann ein interaktives Dokument des Bundeswirtschaftsministeriums nutzen, um einen schnellen Überblick zu gewinnen.

Wichtig: Bezugsgrößen

Ob die Ausgaben beispielsweise für die Ladenmiete oder den Geschäftswagen hoch oder niedrig sind, kann man jedoch nur dann feststellen, wenn man sie in Relation zu den Einnahmen setzt. Wer zum Beispiel bei 30.000 Euro Einnahmen Personalkosten von 12.000 Euro hat, weiß, dass ein finanzielles Problem auf ihn zukommen könnte. Schließlich gibt es noch andere Ausgabeposten, die den Gewinn schmälern.

In der kurzfristigen Erfolgsrechnung lassen sich auch die Ausgaben zueinander in Relation setzen. So lässt sich leicht herausfinden, bei welchen Positionen das Einsparpotenzial besonders hoch ist. Außerdem kann eine KER zeigen, mit welchem Materialeinsatz man welchen Ertrag erreicht.

Qualifizierte BWA

Je tiefer man in das Thema einsteigt, desto klarer wird, dass eine einfache BWA ihre Grenzen hat. Die Kosten für Versicherungen beispielsweise muss man auf alle zwölf Monate eines Jahres verteilen, da sie ja unabhängig vom Fälligkeitstermin anteilig in jedem Monat anfallen. Das gilt auch für Abschreibungen oder beispielsweise für das Urlaubsgeld für die Mitarbeiter. Diese Feinheiten werden jedoch nur in einer qualifizierten Auswertung betrachtet. Da diese aufwendiger ist, reicht es unter Umständen, sie einmal im Quartal vom Buchhalter oder Steuerberater anfertigen zu lassen.