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So behalten Sie bei Dienstreisen die Kosten im Griff

von Johannes Büchs am 19. September 2017

Unternehmen geben für Geschäftsreisen jedes Jahr viel Geld aus. Kleinere Betriebe haben zwar kaum Möglichkeiten, besondere Konditionen mit Hotelketten oder Airlines auszuhandeln. Doch auch sie können die Kosten im Zaum halten. Vier Tipps.

  1. Die Wahl des Verkehrsmittels

Stellen Sie nur so viele Fahrzeuge auf Ihren Hof, wie Sie wirklich benötigen. Arbeiten Sie zu Spitzenzeiten mit Mietwagen oder eventuell auch mit Carsharing, anstatt einen überdimensionierten Fuhrpark auf Stand-by zu halten. Oft wird die Fahrzeugflotte auch deswegen so groß, weil der Firmenwagen Teil der Entlohnung ist. Stellen Sie sich aufrichtig die Frage, ob es um Status oder um Kosteneffizienz geht.

  1. Spezialisten einschalten

Prüfen Sie, ob sich die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro lohnt. Damit könnten Sie das Sparpotenzial durch die Spezialisten erschließen. Zwar erscheint es einfach, die Reisenden oder die Sekretärin Hotel und Flug im Internet selbst buchen zu lassen. Aber auch das kostet wertvolle Arbeitszeit. Und stellen Sie sich vor, Ihr Geschäftspartner wirft kurzfristig Termine um. Dann kann sich der billigste, in Eigenregie recherchierte Flug als Zuschussgeschäft herausstellen, wenn Sie nur zu hohen Kosten stornieren können. Womöglich hat das Reisebüro noch ein paar Kniffe auf Lager, wo es einen günstigen Mietwagen in Verbindung mit der Bahn- oder Flugreise gibt?

  1. So betten Sie sich gut

Was bei Privatreisenden gang und gäbe ist, nutzen auch Business-Traveller: die Auswahl des Hotels über Vergleichsportale. Ob man sich für HRS, Booking.com oder einen anderen Anbieter entscheidet, ist eher eine Frage der persönlichen Vorliebe. Doch seit die Bestpreisklausel verboten ist, kann es sich lohnen, bei der bevorzugten Herberge nachzufragen. Vielleicht ist das Hotel bei Direktbuchung im Preis doch noch etwas günstiger als über den Vermittler.

  1. Business Card nutzen

Reisebelege einzeln abzurechnen ist ein mühseliges Geschäft. Mit einer Firmenkreditkarte, auch Business Card genannt, sparen Sie Verwaltungsaufwand. Sie können auf Bargeldvorschüsse verzichten sowie geschäftliche Kosten ganz einfach von privaten Ausgaben trennen lassen. Außerdem erkennt das Finanzamt mit der Karte bezahlte Rechnungen unkomplizierter an als Quittungen von Barausgaben. Und den Jahrespreis der Firmenkreditkarte können Sie als Betriebsausgabe geltend machen. Sprechen Sie uns auf unser Business-Card-Angebot an.

Wir wünschen Ihnen eine gewinnbringende und entspannte Geschäftsreise!