So stoppen Sie die E-Mail-Flut

Haben Sie das Postfach voll mit unbeantworteten E-Mails? Dann wird es höchste Zeit, dass Sie handeln. Mit unseren Tipps bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff.

Wer eine E-Mail verschickt, bekommt oft eine Antwort. Und wer viele E-Mails verschickt, erhält oft so viele Antworten, dass er es nicht mehr schafft, alle zeitnah und ausführlich zu beantworten. Dagegen können Sie etwas unternehmen.

Drei Tipps für weniger E-Mails

  1. Überlegen Sie sich bei jeder E-Mail, ob Sie sie wirklich schreiben müssen. Sie wird im Zweifelsfall mindestens eine Antwort nach sich ziehen. Einige Dinge lassen sich schneller und effizienter am Telefon klären. Und falls Ihr Korrespondenzpartner nur zwei Türen entfernt sitzt, sollten Sie persönlich dort vorbeigehen.
  2. Wehren Sie sich dagegen, in große CC-Verteiler aufgenommen zu werden. Denn je mehr Leute im CC stehen, desto mehr E-Mails werden Sie bekommen. Falls Sie versehentlich in Kopie angeschrieben wurden, rufen Sie beim Absender an und machen Sie ihn höflich darauf aufmerksam, dass Sie das in Zukunft nicht mehr wollen. Gehen Sie außerdem als gutes Vorbild voran und setzen Sie nur dann Kollegen in Kopie, wenn’s wirklich nötig ist.
  3. Tragen Sie sich aus E-Mail-Verteilern und Newsletter-Listen, die Sie nicht mehr interessieren, aus – nicht erst morgen oder irgendwann, sondern sofort, wenn Sie eine E-Mail bekommen haben, die für Sie nicht mehr relevant ist. Sie werden sehen, dass das schnell dafür sorgt, dass Ihr Postfach leerer ist. Und sehr wahrscheinlich werden Sie nichts vermissen.

Eine Frage der Ordnung und Prioritäten

Arbeiten Sie mit E-Mail-Regeln. Absender, die nicht wirklich wichtig sind, oder E-Mails, die in Kopie an Sie geschickt werden, können Sie in spezielle Ordner laufen lassen. Aber verzetteln Sie sich nicht! Ordner, die zu Projekten gehören, die längst abgeschlossen sind, können Sie auch löschen. Oder falls Sie auf Nummer sicher gehen wollen: Schieben Sie sie in einen übergeordneten Ordner mit dem Namen „abgeschlossene Projekte“.

Übrigens: Wenn Ihnen eine neue E-Mail angezeigt wird, müssen Sie noch lange nicht alles stehen und liegen lassen. Checken Sie E-Mails immer dann, wenn es in Ihren Zeitplan passt – beispielsweise, wenn Sie einen Punkt auf Ihrer To-do-Liste abgeschlossen haben. Beantworten Sie nur dringende E-Mails sofort. Die anderen können Sie liegen lassen oder direkt löschen oder verschieben. E-Mails, die nicht dringend sind, können Sie auch noch am nächsten Morgen als Erstes beantworten, bevor Sie in den neuen Arbeitstag starten.