Was Sie beim Stellen von Rechnungen beachten müssen

Eine Rechnung an den Kunden zu schreiben ist kein Hexenwerk – oder doch? Damit das Finanzamt keinen Ärger machen kann, sollten Sie auf folgende Formalien achten.

Im Grunde ist es etwas Schönes, wenn ein Unternehmen eine Rechnung schreiben kann. Denn dann kommt, hoffentlich pünktlich und in voller Höhe, Geld in die Kasse. Dennoch schieben manche Firmeninhaber diese Aufgabe auf die lange Bank, weil sie befürchten, Fehler zu machen oder Dinge zu vergessen.

Pflichtangaben in einer Rechnung

Ihre Rechnung sollte folgende Positionen beinhalten:

Ihren Firmennamen und Ihre vollständige Firmenanschrift
den Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
Ihre Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt)
das Ausstellungsdatum der Rechnung
das Leistungsdatum
die fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettoentgelt und gegebenenfalls im Vorfeld gewährte Nachlässe oder Skonti
anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Steuerbetrag

Stellen Sie die Rechnung spätestens sechs Monate nach Lieferung oder Leistung. Der Leistungsmonat wird nicht gerechnet. Wenn Sie also im Mai die Ware geliefert haben, müssen Sie Ihrem Kunden spätestens im Dezember die Rechnung geschickt haben.

Erleichterungen gelten für sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt. Diese Rechnungen müssen nur folgende Pflichtangaben enthalten:

Ihren Firmennamen und Ihre vollständige Firmenanschrift
Ausstellungsdatum der Rechnung
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Bruttobetrag
anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Sonderregelungen für kleine Unternehmen

Für Kleinunternehmen und Existenzgründer mit nur geringen Umsätzen gibt es deutliche Erleichterungen. Um als Kleinunternehmen zu gelten, darf der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro betragen haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Liegen Sie unterhalb dieser Grenzen, müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sofern Sie die folgenden Punkte bei Ihren Rechnungen berücksichtigen, die ansonsten alle Pflichtangaben für Rechnungen enthalten müssen:

Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, weder Steuersatz noch Steuerbetrag
Sie weisen auf die Kleinunternehmerregelung hin

Für Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU gelten Sonderregelungen. Informieren Sie sich im Bedarfsfall bei den Finanzbehörden oder einem Steuerberater.

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