Betriebsprüfung? Kein Grund zur Panik!

Für viele Unternehmer hat der Begriff „Betriebsprüfung“ Potenzial für das „Unwort des Jahres“. Doch Widerwillen hilft nicht weiter, wenn sich das Finanzamt ankündigt.

Rechnerisch werden Unternehmen alle fünf Jahre von den Finanzbehörden geprüft. Der Prüfungszeitraum umfasst im Schnitt etwas mehr als drei Veranlagungsjahre. Daraus ergibt sich eine Prüfungswahrscheinlichkeit von rund 70 Prozent für jedes Veranlagungsjahr. Zu großen Unternehmen kommt die Finanzbehörde regelmäßig, kleine und mittlere Betriebe trifft es stichprobenartig. Für den Fiskus sind Betriebsprüfungen ein lohnendes Geschäft. So brachten sie 2013 ein Mehrergebnis von 17,2 Milliarden Euro ein.

So bereiten Sie sich vor

Häufig greift die Finanzbehörde Punkte auf, die bei der letzten Prüfung fehlerhaft waren. Stellen Sie daher sicher, dass alle Feststellungen erfüllt sind. Denn Wiederholungsfehler können als Vorsatz ausgelegt werden. Dann drohen unter Umständen sogar strafrechtliche Konsequenzen.

Digitale Daten erlauben eine automatisierte und detaillierte Prüfung. Suchroutinen helfen dem Prüfer, Fehler aufzudecken. Bereiten Sie sich vor, indem Sie die Daten testweise bei Ihrem Steuerberater durchlaufen lassen. Stellen Sie sicher, dass alle elektronischen Unterlagen problemlos lesbar gemacht werden können.

So verhalten Sie sich während der Prüfung

Im Erstgespräch legt der Prüfer fest, welche Schwerpunkte er setzen will. Pflegen Sie von Beginn an einen offenen Umgang. Achten Sie allerdings darauf, dass nicht jeder mit dem Prüfer spricht. Benennen Sie eine Kontakt- und Auskunftsperson. Stellen Sie dem Beamten einen abschließbaren Raum zur Verfügung, in dem er ungestört arbeiten kann.

Am Ende des Prüfungsprozesses setzt sich der Prüfer mit Ihnen zu einer Schlussbesprechung zusammen. Dabei werden alle Problemfelder diskutiert und es wird nach einer einvernehmlichen Lösung gesucht. Der Prüfer hat dabei einen gewissen Handlungsspielraum. Es kann sich lohnen zu verhandeln. An der Schlussbesprechung sollte auch Ihr Steuerberater teilnehmen.

Mangelnde Mitwirkung kann teuer werden

Verweigert das Unternehmen bei einer Außenprüfung den Zugriff auf steuerlich relevante Daten, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld festsetzen. Dies gilt bereits, wenn das Unternehmen der Pflicht zur Erteilung von Auskünften nicht oder nicht innerhalb einer angemessenen Frist nachkommt. Das Verzögerungsgeld kann zwischen 2.500 und 250.000 Euro betragen. Es gilt zwar der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, aber der Ermessensspielraum der Finanzverwaltung ist hier sehr weit. Tipp: Achten Sie darauf, dass das Finanzamt die vorzulegenden Unterlagen möglichst genau benennt, damit es bei der Bereitstellung nicht zu ungewollten Verzögerungen kommt.