Akten adé: So wird die digitale Ablage rechtssicher

Wer will schon Ärger mit dem Finanzamt? Aus Unsicherheit bewahren immer noch viele Unternehmen ihre gesamten Unterlagen in Papierform auf. Dabei bietet eine digitale Archivierung viele Vorteile. Wir zeigen, was Sie beachten müssen.

Reiht sich in Ihren Büroregalen immer noch Aktenordner an Aktenordner? Das kostet eine Menge Platz, Aufwand und Zeit. Falls erforderlich, müssen Sie Rechnungen oder Briefe, die mehrere Jahre alt sind, umständlich per Hand heraussuchen. Zudem besteht die Gefahr, dass bei einem Brand oder Hochwasser Ihr komplettes Archiv zerstört wird. Das elektronische Scannen von Rechnungen, Verträgen & Co. hat daher einige Vorteile.

Darauf legt das Finanzamt Wert

Rechnungen und Belege akzeptieren Finanzämter bereits seit etlichen Jahren in elektronischer Form. Bedingung: Sie halten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ein. Die wichtigsten Kriterien sind die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit sowie jederzeitige Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Unterlagen.

Darüber hinaus sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Eine Bildauflösung von 300 dpi und Farbscanner sind empfehlenswert.
• Die Belege müssen einzeln abrufbar sein, nicht nur als Sammelbeleg.
• Bewahren Sie Unterlagen für langlebige Vermögensgegenstände über die gesamte Abschreibungsdauer auf.
• Archivieren Sie die Belege zeitnah.
• Achten Sie bei der elektronischen Aufbewahrung auf die Sicherheit in Ihrer IT. Nutzen Sie sichere Passwörter, Virenscanner, Firewall etc.
• Wählen Sie gängige Dateiformate wie schreibgeschützte PDFs oder TIFFs.
• Speichern Sie die Unterlagen in einer professionellen Datenbank, die jeden Scan mit Metadaten wie Einlesedatum und Bearbeiter versieht.
• Bewahren Sie wichtige Urkunden wie notarielle Beurkundungen oder Gerichtsurteile zusätzlich im Original auf.

Zehn hilfreiche Merksätze zur digitalen Archivierung hat der Branchenverband Bitkom zusammengestellt. Auf seiner Internetseite finden Sie einen kostenlosen Leitfaden zum Download.