Wenn Rechnungen überfällig werden

Was machen Sie, wenn Ihr Kunde nicht pünktlich zahlt? Aus Furcht, einen Abnehmer zu verlieren, schrecken manche Unternehmen vor deutlichen Schritten zurück. Doch in einem solchen Fall sind klare Ansagen besser. So können Sie vorgehen.

1. Erinnern Sie den Kunden an die offene Rechnung.

Schreiben Sie nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Zahlungsfrist einen freundlichen Brief. Bei guten Kunden reicht eventuell ein Anruf. Vielleicht hat der Kunde wirklich vergessen, die Rechnung zu bezahlen. Setzen Sie eine neue Frist und geben Sie ein konkretes Datum an.

2. Schreiben Sie eine Mahnung.

Reagiert der Kunde auch auf die Erinnerung nicht, schicken Sie einen Brief mit der Überschrift „Mahnung“. Nutzen Sie aus Beweisgründen zum Versand ein Einschreiben. Nennen Sie noch einmal die genauen Daten: die ursprünglich vereinbarte Zahlungsfrist, die Auftragsnummer, das Lieferdatum und die Rechnungsnummer. Wie oft man mahnen soll, wird immer wieder diskutiert. Bedenken Sie: Jedes Schreiben kostet Zeit und Geld. Und ob sich ein Schuldner durch eine dritte Mahnung beeindrucken lässt, ist zweifelhaft. Aus rechtlicher Sicht ist eine zweite oder dritte Mahnung auch nicht erforderlich. Sie können zum nächsten Schritt übergehen.

3. Schalten Sie einen Gang höher.

Beauftragen Sie einen Rechtsanwalt, der die Forderung sofort per Klage eintreiben soll. Oder beantragen Sie beim zuständigen Amtsgericht einen gerichtlichen Mahnbescheid. Das notwendige Formular bekommen Sie im Schreibwarenhandel oder hier. Das Gericht prüft nur die formale Richtigkeit und stellt den Bescheid dem Schuldner zu. Eine weitere Option: Sie beauftragen ein Inkassounternehmen. Entscheiden Sie sich für ein seriöses Inkassobüro. Es sollte Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen sein. Dann ist es behördlich zugelassen. Vorsicht ist besser als Nachsicht! Am besten ist es natürlich, wenn Sie erst gar nicht mahnen müssen. Deshalb hier ein paar Tipps, wie Sie Zahlungsausfälle in Ihrem Unternehmen vermeiden können:

• Führen Sie eine Bonitätsprüfung Ihrer Geschäftspartner durch – vor allem bei größeren Projekten. Arbeiten Sie bei einem negativen Ergebnis nur gegen Vorkasse.
• Bauen Sie Sicherheiten ein. Das kann eine Teilzahlung für eine erbrachte Teilleistung sein. Oder Sie behalten sich das Eigentum bis zur vollständigen Bezahlung vor.
• Stellen Sie Ihre Rechnung sofort, wenn Ihre Leistung noch in Erinnerung ist. Geben Sie ein eindeutiges Zahlungsziel an.

Eine 100-prozentige Zahlungsgarantie haben Sie zwar auch mit diesen vorbeugenden Maßnahmen nicht. Die Zahlungsausfälle sollten sich dadurch aber stark reduzieren lassen.