So sehen Sie der Betriebsprüfung gelassen entgegen

Beim Gedanken an eine betriebliche Prüfung durch das Finanzamt wird vielen Unternehmern mulmig. Dabei ist es gar nicht so schwer, diesen Termin vorzubereiten. Außerdem hilft es, wenn man seine Rechte kennt.

Das Gute vorweg: In aller Regel wird sich der Prüfer des Finanzamts telefonisch mit Ihnen oder Ihrem Steuerberater in Verbindung setzen, um seinen Besuch und die schriftliche Prüfungsanordnung anzukündigen. Als Prüfungsort kommt grundsätzlich der Betrieb infrage. In besonderen Fällen kann dies auch die Wohnung des Unternehmers oder das Büro des Steuerberaters sein.

Fehler korrigieren

Haben Sie steuerlich einen Fehler begangen? Dann klären Sie umgehend mit Ihrem Steuerberater, ob eine strafbefreiende Selbstanzeige noch möglich und angebracht ist. Denn wenn Ihnen die Prüfungsanordnung erst einmal zugestellt ist, haben Sie keine Möglichkeit mehr, Straffreiheit durch eine Selbstanzeige zu erlangen.
Sie können eine Verschiebung des Prüfungstermins beantragen, wenn zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder ein zeitgebundener Großauftrag dagegensprechen. Machen Sie von diesem Recht aber nur in gut begründeten Fällen Gebrauch, um nicht unnötig Argwohn zu wecken.
Die Prüfungsanordnung muss Ihnen schriftlich zugehen und Auskunft darüber geben,
• welche Form der Außenprüfung vorgenommen wird (Betriebsprüfung, abgekürzte Außenprüfung, Sonderprüfung),
• welche Steuerarten geprüft werden (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Lohnsteuer, Umsatzsteuer),
• welche Zeiträume geprüft werden.
Außerdem informiert Sie die Prüfungsanordnung über die Person des Prüfers und den voraussichtlichen Beginn der Prüfung. Und schließlich muss die Prüfungsanordnung eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten.

Nach Erhalt der Prüfungsanordnung bleiben Ihnen in der Regel noch rund zwei Wochen Zeit zur Vorbereitung. Bringen Sie Ihre Buchhaltung in Ordnung. Das heißt: Prüfen Sie alle Unterlagen für den festgesetzten Prüfungszeitraum auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Je schneller der Prüfer die Gegebenheiten nachvollziehen kann, desto weniger muss er nachfragen und desto kürzer fällt die Prüfung aus.

Die Rechte des Prüfers

Zu Beginn der Prüfung muss der Prüfer sich ausweisen. Der Prüfer darf Ihre Grundstücke und Geschäftsräume während der üblichen Geschäftszeiten betreten und besichtigen. Ermöglichen Sie dem Prüfer den Zugang zu allen angeforderten Informationen. Das können Unterlagen aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung oder die Sach- und Personalkonten, Rechnungen oder Bankbelege sein. Fall Sie die Informationen digital archivieren, müssen Sie die angeforderten Daten elektronisch zur Verfügung stellen und dem Prüfer dazu auch direkten Zugriff auf Ihre IT-Systeme gewähren. Halten Sie Urkunden oder Verträge bereit. Geben Sie dem Prüfer allerdings nur Unterlagen heraus, die er verlangt. Sonst kann es sein, dass er sich weitere Sachverhalte näher ansehen möchte.

Regeln Sie intern, wer der offizielle Ansprechpartner des Prüfers ist. Alle anderen Mitarbeiter sollten dem Finanzbeamten keine Auskünfte erteilen. Sie sind dazu auch nicht verpflichtet, solange der benannte Ansprechpartner alle geforderten Auskünfte hinreichend erteilen kann.