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Neue Mitarbeiter digital an Bord holen

Bis neue Mitarbeiter im Unternehmen ihren Platz gefunden haben, dauert es schon in normalen Zeiten Wochen oder Monate. Während der Coronapandemie ist das sogenannte Onboarding noch komplizierter – besonders, wenn im Homeoffice gearbeitet wird. So können Sie den Neuankömmling unterstützen.

Für neue Mitarbeiter ist der erste Tag meist nicht einfach: In der Regel kennen sie weder Kollegen und Vorgesetzte noch die genauen Aufgaben und Abläufe. Erschwerend kommt für neue Mitarbeiter heute die Coronapandemie hinzu. Wer im Homeoffice einen neuen Job beginnt, dem fehlen persönliche Kontakte – der ungezwungene Smalltalk in der Kaffeeküche oder auf dem Flur. Deshalb dauert es länger, bis man alle kennt, bis sich ein Teamgefühl einstellt und Prozesse reibungslauf funktionieren.

Chefs können den digitalen Onboarding-Prozess unterstützen – in erster Linie, indem sie die entsprechenden Abteilungen für das Problem sensibilisieren. Mindestens die Personal- und die IT-Abteilung sollten Vorgaben machen, was dem Neuen wie nahegebracht werden soll. Und seine direkten Kollegen sollten sich überlegen, wie sie ihn auch auf digitalem Weg integrieren können.

Das digitale Onboarding planen

Noch vor dem ersten Arbeitstag sind vor allem die Personalabteilung und die IT gefragt – denn die sind für den administrativen und technischen Rahmen zuständig:

  • Die Personalabteilung informiert den neuen Kollegen etwa zwei Wochen vor seinem Einstieg darüber, wie sein erster Tag aussehen soll.
  • Die IT-Abteilung setzt einen Laptop für ihn auf und kümmert sich darum, dass er alle nötigen Zugänge und Programme zur Verfügung hat. Entweder schickt man ihm den Laptop dann per Kurier – oder er holt ihn im Unternehmen ab.

Erstes Kennenlernen mit dem Chef

Falls der neue Mitarbeiter zum Start in die Firma kommt, sollte der Vorgesetzte ihn begrüßen, vielleicht mit einem Blumenstrauß. Er kann ihm die Büroräume und seinen künftigen Arbeitsplatz zeigen und mit ihm besprechen, woran er die nächsten Tage arbeiten soll. Dann bekommt er seine Materialien übergeben und fährt an seinen häuslichen Arbeitsplatz.

Falls ihm alle Unterlagen geschickt werden, kann der Vorgesetzte sich im virtuellen Raum mit ihm treffen. Ein Blumenstrauß lässt sich auch liefern – oder eine Kaffeetasse mit Firmenlogo.

Vorstellung im Kollegenkreis

Der Vorgesetzte stellt den neuen Kollegen in der ersten großen virtuellen Konferenz vor. Dabei kann er auch festlegen, wer als Mentor dem Neuen bei allen anfallenden Fragen zur Verfügung steht. Dieser hilft also immer weiter, wenn der neue Mitarbeiter nicht weiß, wen er ansprechen soll oder wie sich etwas umsetzen lässt. Hat der Mentor selbst keine Antwort auf die Frage, verweist er den Kollegen an jemanden, der weiterhelfen kann. Außerdem sollte er pro Woche ein kurzes Gespräch mit dem Neuen führen, um zu sehen, ob es bei ihm läuft. Diese regelmäßigen virtuellen Treffen sind so lange angeraten, bis der neue Kollege sagt, dass er die Hilfe nicht mehr braucht.

Die direkten Kollegen sollten im Anschluss an die erste digitale Vorstellungsrunde mit dem Neuen Termine für kurze digitale Vorstellungsrunden ausmachen. Außerdem sind regelmäßige virtuelle Treffen zu einem Feierabendbier eine gute Idee.

Auch über den direkten Kollegenkreis hinaus sollte man den neuen Mitarbeiter bekannt machen. So kann die Personalabteilung den neuen Angestellten bitten, ein kurzes Video von sich aufzunehmen, in dem er sich kurz präsentiert und sagt, was seine Aufgaben sind. Dieses Video wird dann ins Intranet gestellt.