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Umsatzsteuer: So funktioniert der Vorsteuerabzug

Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer in der Regel ein durchlaufender Posten, der wirtschaftlich nur vom Endkunden getragen wird. Das setzt aber voraus, dass der Vorsteuerabzug funktioniert. Was es dabei zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Zunächst eine kleine Anmerkung zur Terminologie: Der umgangssprachlich und kaufmännisch übliche Ausdruck „Mehrwertsteuer“ kommt in den offiziellen Rechtsvorschriften nicht vor; die einschlägigen deutschen Rechtsquellen (Gesetz, Durchführungsverordnung, Anwendungserlass) kennen nur den Begriff „Umsatzsteuer“. Gleichwohl ist „Mehrwertsteuer“ sachlich durchaus richtig, denn durch die Kombination von Steuerüberwälzung und Vorsteuerabzug wird auf jeder Wirtschaftsstufe immer nur der dort jeweils generierte Mehrwert besteuert.

Das funktioniert folgendermaßen: Sie kaufen Waren von einem Lieferanten ein, der Ihnen den Nettopreis zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellt. Wenn Sie diese Waren nun weiterverkaufen (oder zu einem neuen Produkt verarbeiten, das Sie verkaufen), stellen Sie dem Käufer Ihren Nettopreis zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung. Das ist die Überwälzung. Diese Umsatzsteuer führen Sie an den Fiskus ab. Die Umsatzsteuer, die Ihr Lieferant von Ihnen erhalten hat, können Sie von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Das ist der Vorsteuerabzug. Am Ende der Kette trägt der Endverbraucher die Steuerlast wirtschaftlich, die Unternehmen in der Kette haben die Steuer lediglich eingezogen und abgeführt, aber nicht zu eigenen Lasten getragen.

Abzugsfähig sind alle Ihnen als Unternehmer in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbeträge, die Sie gesetzlich in Deutschland schulden. Ausgeschlossen ist der Vorsteuerabzug, wenn es sich um Vorsteuer handelt,

  • die im Ausland geschuldet wird (z.B. Benzinrechnung von einer Tankstelle im Ausland),
  • die aus nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben stammt (z.B. Geschenke an Geschäftsfreunde im Wert von mehr als 35 Euro),
  • die im Zusammenhang mit steuerfreien Umsätzen angefallen ist (z.B. bei Vermietungseinkünften),
  • die auf Kosten der privaten Lebensführung entfällt.

Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug anerkennt, müssen Sie eine Rechnung vorlegen können, die folgende Angaben enthält:

  • den vollständigen Namen und eine postalisch erreichbare Adresse des leistenden Unternehmens,
  • den vollständigen Namen und eine postalisch erreichbare Adresse Ihres Unternehmens als Leistungsbezieher,
  • die allgemeine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • eine fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der sonstigen Leistung,
  • das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung,
  • das nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt für die Lieferung oder Leistung,
  • die auf die Nettoentgelte jeweils anzuwendende Umsatzsteuersätze und die daraus jeweils resultierenden Umsatzsteuerbeträge,
  • falls ein Nichtunternehmer als Rechnungsempfänger ausnahmsweise aufbewahrungspflichtig ist, ein Hinweis auf diese Aufbewahrungspflicht,
  • falls im Gutschriftverfahren gezahlt wird, der Hinweis „Gutschrift“.

Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Damit Sie dann nicht „nach Jahr und Tag“ erst umständlich recherchieren und versuchen müssen, eine vollständige Rechnung von Ihrem Lieferanten oder Dienstleister zu bekommen, sollten Sie Eingangsrechnungen immer sofort auf Vollständigkeit prüfen, wenn Sie sie erhalten. Gegebenenfalls können Sie dann sogleich reklamieren und von Ihrem Geschäftspartner eine berichtigte Rechnung fordern.

Deutlich entspannter stellt sich die Situation bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen dar. Das sind Rechnungen, deren Bruttobetrag 250 Euro nicht übersteigt. Sie müssen nur folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und eine postalisch erreichbare Adresse des leistenden Unternehmens,
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der sonstigen Leistung,

das Entgelt und den darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (brutto) sowie den jeweils anzuwendenden Umsatzsteuersatz.