Ein Fahrtenbuch führen – wann und wie?
Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, muss den geldwerten Vorteil, der aus dieser Privatnutzung resultiert, versteuern. Dazu muss der Umfang der Privatnutzung ermittelt werden.
Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Privatnutzung eines Dienstwagens gibt es zwei Methoden: die sogenannte Ein-Prozent-Methode und das Fahrtenbuch. Beide haben Vor- und Nachteile. In der Praxis wird oft die Ein-Prozent-Methode bevorzugt, weil sie bequemer ist als das Führen eines Fahrtenbuches, aber das Fahrtenbuch kann unter Umständen zu wesentlich günstigeren steuerlichen Ergebnissen führen.
Wie funktioniert die Ein-Prozent-Methode?
Mit der Ein-Prozent-Methode wird der private Nutzungsanteil des Dienst-Kfz pauschaliert ermittelt. Dazu wird monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens dem zu versteuernden Einkommen hinzugerechnet. Das ist, wie alle Pauschalregelungen, bequem, kann aber bei einem hohen Listenpreis (der Listenpreis liegt in der Regel über dem tatsächlich für einen Neuwagen gezahlten Preis) schnell ziemlich teuer werden. Dann kann das Fahrtenbuch eine steuerlich attraktive Alternative sein.
Was muss im Fahrtenbuch aufgezeichnet werden?
Im Fahrtenbuch müssen alle Fahrten lückenlos verzeichnet werden, also sowohl Dienst- als auch Privatfahrten und die Fahrten zum Arbeitsplatz.
Bei Dienstfahrten sind folgende Angaben festzuhalten:
- Datum der Fahrt,
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt,
- gefahrene Kilometer,
- Ort des Fahrtantritts, Fahrtziel, Route,
- Zweck der Fahrt, Name und Adresse aufgesuchter Geschäftspartner oder Kunden bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung.
Bei Privatfahrten müssen keine Angaben zu Ausgangsort, Ziel und Zweck der Fahrt gemacht werden, hier sind nur zu dokumentieren:
- Datum der Fahrt,
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt,
- gefahrene Kilometer.
Bei Fahrten zum Arbeitsplatz müssen aufgezeichnet werden:
- Datum der Fahrt,
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt,
- gefahrene Kilometer,
- der Hinweis, dass es sich um eine Fahrt zum Arbeitsplatz gehandelt hat.
Papier oder Daten?
Ein Fahrtenbuch kann „klassisch“ auf Papier oder – meist deutlich komfortabler – digital geführt werden. Aber Vorsicht: nicht alle papiergebundenen oder elektronischen Aufzeichnungen werden vom Finanzamt anerkannt. Insbesondere gibt es keine amtliche Zertifizierung von digitalen Fahrtenbüchern.
Wie muss das Fahrtenbuch geführt werden?
Das Fahrtenbuch muss – gleichgültig ob auf Papier oder digital – so geführt werden, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind. Bei Papier heißt das, es muss tatsächlich ein „Buch“, also in irgendeiner Form gebunden sein, keine Loseblattsammlung, und es dürfen keine Seiten herausgerissen werden. Software muss so programmiert sein, dass die einmal erfassten Daten nicht mehr verändert werden können.
Das Fahrtenbuch muss stets aktuell sein. Das heißt, es darf nicht zeitverzögert geführt werden; jede einzelne Fahrt ist sogleich bei Fahrtbeendigung aufzuzeichnen. Das gilt auch, wenn an einem Tag mehrere Fahrten unternommen werden. Lediglich bei digitalen Fahrtenbüchern gibt es eine kleine Erleichterung: Hier akzeptiert es die Finanzverwaltung meist, wenn der Fahrtzweck innerhalb von sieben Tagen nachgetragen wird. Allerdings sollte man das als Ausnahme betrachten und nicht exzessiv praktizieren.
Die Aufzeichnungen müssen lückenlos sein, also jedwede Fahrzeugbewegung dokumentieren. Und sie müssen schlüssig sein; es darf keine Ungereimtheiten im Fahrtenbuch oder zwischen dem Fahrtenbuch und anderen Belegen (Tankquittungen, Inspektionsrechnungen, Rechnungen über Reifenwechsel etc.) geben.
Das Fahrtenbuch muss das gesamte Jahr über geführt werden. Ein unterjähriger Wechsel zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Methode ist nur zulässig, wenn das Fahrzeug gewechselt wird.
Generell sind die Finanzämter bei der Überprüfung von Fahrtenbüchern sehr streng. Gibt es Zweifel an der Dokumentation, wird amtlicherseits die Ein-Prozent-Methode angewandt.
Welche Methode ist steuerlich günstiger?
Ob sich die Ein-Prozent-Methode oder die Fahrtenbuchmethode als steuerlich günstiger erweist, hängt ganz von den Gegebenheiten des Einzelfalls ab und sollte gemeinsam mit einem Steuerberater geprüft werden.
Generell gilt: Je billiger das Fahrzeug ist und je mehr es privat genutzt wird, desto eher lohnt sich die Ein-Prozent-Methode. Je teurer das Fahrzeug ist und je weniger es privat gefahren wird, desto eher lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuches.